ISH Passport

EMPLOYEE PRIVACY NOTICE

PT Infomedia Solusi Humanika ("ISH") memiliki komitmen yang tinggi terhadap pelindungan Data Pribadi Karyawan dengan menegakkan prinsip-prinsip Pelindungan Data Pribadi pada setiap pemrosesan Data Pribadi yang dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. Bentuk kepatuhan ISH terhadap Pelindungan Data Pribadi juga telah dituangkan dalam bentuk Peraturan Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Telekomunikasi Indonesia Tbk Nomor PD.407.00/r.00/HK270/COP-M0600000/2024 tentang Tata Kelola Pelindungan Data Pribadi Telkom Group dan Surat Keputusan Direksi Perusahaan PT Infomedia Solusi Humanika (ISH) Nomor 015/ISH/CSAF-04/08/2024 tentang Tata Kelola Pelindungan Data Pribadi.

Dokumen ini merupakan Employee Privacy Notice versi November 2024 yang disusun dalam rangka penerapan kepatuhan perusahaan terhadap Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Dokumen ini ditujukan kepada Karyawan dalam rangka penjelasan terkait pemrosesan Data Pribadi antara Karyawan sebagai subjek Data Pribadi oleh ISH sebagai pengendali Data Pribadi.

Dalam dokumen ini, penggunaan istilah (i) "ISH", “Perusahaan”, atau “kami” merujuk pada PT Infomedia Solusi Humanika; (ii) “Karyawan” atau “Anda” merujuk pada masing-masing orang perseorangan pemilik Data Pribadi (subjek data) yang memiliki hubungan kerja dengan ISH; (iii) “Data Pribadi” merujuk pada data tentang Karyawan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik atau non elektronik sebagaimana dimaksud dalam Peraturan yang Berlaku; (v) “Peraturan yang Berlaku” merujuk pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan peraturan perundang-undangan relevan lainnya yang berlaku, Peraturan Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Telekomunikasi Indonesia Tbk Nomor PD.407.00/r.00/HK270/COP-M0600000/2024 tentang Tata Kelola Pelindungan Data Pribadi Telkom Group, dan Surat Keputusan Direksi Perusahaan PT Infomedia Solusi Humanika (ISH) Nomor 015/ISH/CSAF-04/08/2024 tentang Tata Kelolad Pelindungan Data Pribadi serta peraturan perusahaan relevan lainnya yang berlaku, termasuk perubahannya dari waktu ke waktu; (vi) “Pemrosesan” merujuk pada tindakan memperoleh, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, memperbaiki, melakukan pembaruan, menampilkan, mengumumkan, mentransfer, menyebarluaskan, mengungkapkan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi.

Dokumen Employee Privacy Notice ini berlaku untuk seluruh karyawan ISH yang memiliki hubungan ketenagakerjaan dengan ISH.

Kami dapat meninjau kembali dan mengubah Employee Privacy Notice ini atas kebijakan Kami sendiri dari waktu ke waktu, untuk memastikan bahwa Employee Privacy Notice ini konsisten dengan perkembangan Kami di masa depan, dan/atau perubahan persyaratan hukum atau Peraturan yang Berlaku. Jika Kami memutuskan untuk mengubah Employee Privacy Notice ini, Kami akan memberitahu Anda tentang perubahan tersebut melalui kanal resmi Kami.

DASAR DAN TUJUAN PEMROSESAN DATA PRIBADI

ISH utamanya memproses Data Pribadi Karyawan untuk memenuhi kewajiban ISH yang timbul karena hubungan ketenagakerjaan antara ISH dan Karyawan. Data Pribadi Karyawan juga dapat diproses oleh ISH:

1. Untuk memenuhi kewajiban hukum ISH berdasarkan Peraturan yang Berlaku;
2. Untuk melaksanakan kepentingan sah (legitimate interest) ISH, dengan tetap memperhatikan tujuan, kebutuhan, dan keseimbangan kepentingan ISH dan hak-hak umum Karyawan;
3. Untuk memenuhi kepentingan vital dari Karyawan, termasuk untuk hal-hal yang terkait dengan keberlangsungan hidup Karyawan dan tindakan-tindakan medis yang perlu dilakukan dalam kondisi darurat; dan
4. Berdasarkan persetujuan yang sah secara eksplisit dari Karyawan untuk tujuan tertentu yang membutuhkan persetujuan Karyawan dan/atau apabila dipersyaratkan oleh Peraturan yang Berlaku.

Kami memproses Data Pribadi Anda dengan tujuan sebagai berikut:

1. Untuk melakukan kegiatan terkait pengkinian informasi dalam kegiatan administrasi layanan karyawan, layanan hak jabatan, fasilitas posisi, sistem penggajian perusahaan, pembuatan dokumen perjanjian kerja, penyediaan fasilitas jaminan sosial dan kesehatan, penyediaan fasilitas kerja, pemberian kompensasi dan benefit (gaji, bonus, THR, kompensasi akhir kontrak, pajak penghasilan), bantuan pelaporan SPT pajak, penyediaan kartu pegawai, maupun layanan employee self-service lainnya;
2. Untuk penyelenggaraan pengelolaan karir sesuai dengan kebijakan Perusahaan yang berlaku, termasuk di dalamnya berkaitan dengan pergerakan karir, data pelatihan karyawan, sertifikat, performance review, dan detail employee mobility pada seluruh posisi di ISH Group baik anak perusahaan maupun yayasan atau entitas lain di luar ISH Group sesuai kebijakan Perusahaan;
3. Untuk pengembangan aplikasi dan layanan Karyawan dengan keinginan mengedepankan pengalaman pengguna (user experience) serta termasuk mengevaluasi dan mengembangkan layanan dari waktu ke waktu;
4. Untuk melaksanakan kegiatan employer branding sesuai dengan kebijakan Perusahaan;
5. Untuk membuat daftar kontak darurat dalam mengelola keadaan darurat dan krisis;
6. Untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari Perusahaan yang melibatkan Anda, termasuk dalam hal mengelola hubungan antara Perusahaan dengan Anda;
7. Untuk menyelenggarakan kegiatan, kompetisi, dan/atau kontes untuk kebutuhan yang terkait maupun yang tidak terkait dengan hubungan ketenagakerjaan Anda dengan Perusahan dan/atau bisnis Perusahaan;
8. Untuk memproses maupun memfasilitasi pembayaran Karyawan atas atau sehubungan dengan layanan Kami;
9. Untuk dapat diproses oleh perusahaan dalam Telkom Group dan/atau pihak ketiga independen yang telah mengadakan kontrak kerja sama dengan ISH untuk diproses sebagai data yang tidak dapat diidentifikasi untuk menghasilkan data agregat untuk kebutuhan yang terkait maupun tidak terkait dengan hubungan ketenagakerjaan Anda dengan Perusahan dan/atau bisnis Perusahaan;
10. Untuk melakukan transfer data ke luar negeri untuk tujuan – tujuan yang disebutkan di dalam Pemberitahuan Privasi yang berlaku bagi karyawan ISH;
11. Untuk diproses dalam rangka kepentingan pelaksanaan layanan Karyawan melalui mitra yang meliputi lembaga keuangan bank, lembaga keuangan non-bank, perusahaan asuransi, perusahaan berbasis teknologi informasi, teknologi finansial, dan/atau lembaga lainnya;
12. Untuk menjalankan seluruh kewajiban ISH berdasarkan peraturan perundang-undangan dan peraturan perusahaan yang berlaku atau perintah dari pihak yang berwenang.

DATA PRIBADI YANG KAMI KUMPULKAN

Data Pribadi yang diproses adalah Data Pribadi yang telah dan akan diberikan Karyawan kepada ISH. Sebagai bentuk keterbukaan informasi terhadap pengumpulan Data Pribadi Karyawan, Kami menginformasikan daftar Data Pribadi Anda yang dikumpulkan dan diproses sebagai berikut:

1. Data Pribadi yang diserahkan sendiri oleh Karyawan meliputi:

• Nama lengkap;
• Tempat lahir;
• Tanggal lahir;
• Nomor telepon;
• Alamat email;
• Agama;
• Suku;
• Jenis kelamin;
• Golongan darah;
• Kewarganegaraan;
• Status perkawinan;
• Tingkat pendidikan;
• Alamat sesuai yang tertera di Kartu Tanda Penduduk;
• Alamat domisili;
• Nomor Induk Kependudukan;
• Nomor Kartu Keluarga;
• Nomor rekening bank;
• Nomor Pokok Wajib Pajak;
• Nomor BPJS Ketenagakerjaan;
• Nomor BPJS Kesehatan;
• Status kesehatan;
• Tempat dan tanggal menikah;
• Nama lengkap anggota keluarga (pasangan dan/atau anak);
• Tempat, tanggal lahir anggota keluarga (pasangan dan/atau anak);
• Jenis kelamin anggota keluarga (pasangan dan/atau anak);
• Agama anggota keluarga (pasangan dan/atau anak);
• Golongan darah anggota keluarga (pasangan dan/atau anak);
• Tingkat pendidikan anggota keluarga (pasangan dan/atau anak);
• Pekerjaan anggota keluarga (pasangan dan/atau anak);
• Alamat anggota keluarga (pasangan dan/atau anak);
• Nomor Identitas Kependudukan anggota keluarga (pasangan dan/atau anak);
• Nomor Akta Perkawinan;
• Nomor Akta Kelahiran Anak;
• Foto Formal;
• Koordinat lokasi;
• Swafoto Identitas; dan
• Tanda tangan

2. Selain dari daftar Data Pribadi pada poin 1, ISH sesuai kebutuhan dapat mengumpulkan Data Pribadi tambahan untuk kebutuhan spesifik identifikasi Karyawan dan oleh karenanya Data Pribadi yang dikumpulkan akan termasuk sebagai Data Pribadi tambahan. Data Pribadi tambahan merupakan Data Pribadi yang terekam pada saat Anda bekerja di ISH, termasuk namun tidak terbatas pada:
   1. Data lain yang akan direkam selain yang diberikan langsung oleh Karyawan;
   2. Data rekaman yang mungkin terekam saat Karyawan melakukan kegiatan kerja di wilayah lingkungan kerja perusahaan.
3. Data Pribadi lain yang diperoleh dari sumber eksternal, antara lain sebagai berikut:
   1. Mitra penyediaan layanan Karyawan
   2. Anak perusahaan dan/atau afiliasi pada Telkom Group;
   3. Badan-badan atau instansi pemerintah; dan
   4. Sumber-sumber lain yang dapat diakses secara umum.
4. Data Pribadi dari aktivitas perangkat Karyawan yang memiliki aplikasi atau layanan ISH. Meskipun demikian, kami tetap akan meminta izin melalui aplikasi untuk mengakses kamera dan fitur telepon dari perangkat untuk menggunakan seluruh fitur-fitur aplikasi.

TRANSFER/PEMBAGIAN DATA PRIBADI

Berdasarkan dasar pemrosesan Data Pribadi yang sah dari Karyawan dan sesuai dengan Peraturan yang Berlaku, Kami juga dapat mentransfer dan/atau membagikan Data Pribadi Anda pada pihak sebagai berikut untuk tujuan sebagaimana ditetapkan dalam Employee Privacy Notice ini.

1. Mitra yang telah memiliki kontrak kerja sama yang sah;
2. Anak perusahaan dan/atau afiliasi pada Telkom Group;
3. Pihak yang berwenang, berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku atau perjanjian dengan ISH dengan tetap memastikan adanya tujuan pemrosesan Data Pribadi sebagaimana yang disebutkan dalam Peraturan yang Berlaku serta alasan-alasan lainnya seperti:

• Untuk mematuhi hukum atau mendukung proses penegakan hukum, termasuk proses hukum yang diajukan oleh atau terhadap:
  • ISH, termasuk pejabat atau Karyawan ISH;
  • Pelanggan, penyedia jasa dan/atau mitra bisnis ISH;
• Untuk melindungi kepentingan ISH, keselamatan Karyawan atau keselamatan orang lain atau demi kepentingan sah pihak mana pun dalam konteks keamanan nasional, penegakan hukum, litigasi, investigasi kriminal, pencegahan wabah atau penanggulangan keadaan darurat yang telah ditetapkan oleh Pemerintah;
• Untuk kepentingan investigasi internal atas tindak pidana, pelanggaran peraturan atau kebijakan di lingkungan ISH;
• Untuk menetapkan, melaksanakan, melindungi, mempertahankan dan menegakkan hak-hak hukum atau kontraktual ISH;
• Untuk kerja sama antara ISH dengan pengendali Data Pribadi lain dan/atau pihak ketiga independen, penyedia jasa, mitra bisnis dan/atau perusahaan afiliasi sesuai dengan tujuan pemrosesan Data Pribadi yang disampaikan dalam Employee Privacy Notice ini;
• Untuk menyediakan layanan ISH, seperti perusahaan yang membantu mengembangkan dan mengoperasikan sistem untuk layanan dengan pusat kontak Karyawan, kegiatan layanan Karyawan, melakukan survei kepuasan Karyawan, atau yang mengirim email atas nama ISH. Hal ini dibatasi oleh ketentuan kontrak terkait kemampuan mereka untuk menggunakan informasi Karyawan dengan tujuan spesifik yang terbatas hanya untuk menyediakan layanan kepada ISH;
• Untuk bekerja sama dengan mitra dan perusahaan afiliasi dalam peningkatan pengalaman Karyawan pada setiap layanan, yang hanya akan dilakukan sesuai dengan tujuan pemrosesan sebagaimana disampaikan sebelumnya, atau untuk melindungi kepentingan Anda, serta tunduk pada kesepakatan pemrosesan data dengan ISH;
• Terjadinya penggabungan, penjualan aset perusahaan, konsolidasi atau restrukturisasi, pembiayaan atau akuisisi seluruh atau sebagian dari bisnis ISH oleh dan/atau ke perusahaan lain, untuk keperluan transaksi tersebut. Tindakan ini dilindungi oleh perjanjian kerahasiaan antara ISH dengan pihak ketiga yang terkait; dan
• Untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan sebagaimana dijelaskan pada bagian Dasar dan Tujuan Pemrosesan Data Pribadi.

MASA RETENSI PENYIMPANAN DATA

Kami akan mulai menyimpan informasi dan Data Pribadi Anda pada saat Anda mendaftarkan diri dalam rekrutmen ISH. Informasi dan Data Pribadi Anda akan diproses selama Anda masih terikat hubungan kerja dengan ISH, dan akan disimpan sampai dengan jangka waktu maksimal 10 (sepuluh) tahun sejak berakhirnya hubungan kerja antara ISH dan Karyawan atau untuk jangka waktu yang lebih lama selama penyimpanan tersebut diperlukan atau diharuskan oleh peraturan yang berlaku. Jika ISH tidak perlu lagi menggunakan Data Pribadi Anda untuk tujuan yang disampaikan dalam Employee Privacy Notice ini dan ISH tidak diwajibkan secara hukum untuk menyimpan Data Pribadi tersebut, atau apabila dipersyaratkan oleh peraturan yang berlaku, maka ISH akan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk menghapus atau memusnahkan Data Pribadi Anda.

HAK KARYAWAN

1. Anda memiliki hak-hak sebagai berikut sehubungan dengan pemrosesan Data Pribadi Anda oleh ISH:

• Hak untuk mendapatkan informasi tentang kejelasan penggunaan Data Pribadi oleh ISH Anda berhak untuk mendapatkan informasi mengenai bagaimana Data Pribadi Anda diproses oleh ISH melalui Employee Privacy Notice ini.
• Hak untuk melengkapi, memperbaiki, atau memperbarui Data Pribadi Anda memiliki hak untuk memperbaiki Data Pribadi yang dimiliki tentang Anda jika Data tersebut tidak lengkap, tidak akurat atau perlu diperbarui. Proses perbaikan Data Pribadi dapat Anda lakukan pada aplikasi atau layanan human capital yang telah disediakan Perusahaan, atau Anda dapat menghubungi pusat layanan human capital untuk panduan lebih lanjut.
• Hak untuk mendapatkan akses dan memperoleh salinan Data Pribadi Anda berhak untuk mengakses dan menerima salinan Data Pribadi Anda yang diproses oleh ISH melalui aplikasi atau layanan human capital yang telah disediakan, dalam bentuk yang sesuai dengan struktur dan/atau format yang lazim digunakan, atau dapat terbaca dalam suatu sistem elektronik.
• Hak untuk mengakhiri pemrosesan, menghapus atau memusnahkan Data Pribadi Perusahaan menjamin untuk hanya memproses dan menyimpan data Anda selama dibutuhkan. Dalam keadaan tertentu, Anda memiliki hak untuk meminta Perusahaan untuk mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan Data Pribadi Anda, dengan mekanisme lebih lanjut sesuai kesepakatan bersama antara Anda dengan unit pengelola human capital.
• Hak untuk menarik persetujuan atas pemrosesan Data Pribadi (jika relevan) Anda juga memiliki hak untuk menarik persetujuan atas pemrosesan Data Pribadi sepanjang telah mempertimbangkan dan menerima konsekuensi yang mungkin akan timbul terkait kegiatan administrasi layanan Karyawan dan konsekuensi lainnya yang relevan.
• Hak untuk menolak tindakan pengambilan keputusan berdasarkan pemrosesan secara otomatis Dalam hal ISH melakukan tindakan pengambilan keputusan berdasarkan pemrosesan Data Pribadi Karyawan secara otomatis, Anda memiliki hak untuk menolak tindakan tersebut dengan menyampaikan alasan dan keterangan yang jelas.
• Hak untuk menunda atau membatasi pemrosesan Data Pribadi secara proporsional Anda dapat meminta ISH untuk menunda atau membatasi pemrosesan Data Pribadi Anda berdasarkan kriteria-kriteria yang ditentukan oleh Peraturan yang Berlaku.
• Hak untuk menggunakan dan mengirimkan Data Pribadi tentang Karyawan ke Pengendali Data Pribadi lainnya Anda dapat menggunakan dan mentransfer Data Pribadi Anda ke ke pengendali Data Pribadi lainnya, sepanjang sistem yang digunakan dapat saling berkomunikasi secara aman sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
• Hak untuk menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan Data Pribadi Pekerja Anda dapat mengajukan gugatan dan penggantian kerugian dalam hal terjadinya pelanggaran pemrosesan Data Pribadi Anda oleh ISH, tunduk pada ketentuan Peraturan yang Berlaku.

2. Sejauh mana dimungkinkan oleh Peraturan yang Berlaku, ISH memiliki hak untuk tidak memenuhi permintaan hak dari Karyawan sebagaimana yang disebutkan di atas.
3. ISH, sejauh diperbolehkan oleh Peraturan yang Berlaku, dapat memverifikasi identitas Karyawan sebelum memenuhi permintaan Karyawan berkaitan dengan pelaksanaan hak-hak di atas.

PELAKSANAAN HAK KARYAWAN

Pelaksanaan hak-hak Anda sebagai subjek Data Pribadi, dilakukan dengan mengirimkan permintaan tertulis kepada pusat layanan human capital sebagaimana tertera dalam bagian Hubungi Kami di bawah. Selanjutnya, ISH secara maksimal akan mengusahakan pelaksanaan atas hak Anda dan/atau penyampaian konfirmasi dan/atau tanggapan atas permohonan Anda kepada ISH dalam jangka waktu yang ditetapkan oleh Peraturan yang Berlaku, yakni paling lambat 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam sejak kami menerima antara lain: a) permintaan penarikan kembali persetujuan Pemrosesan Data Pribadi; b) permintaan perbaikan Data Pribadi; c) permintaan akses atas Data Pribadi; dan/atau d) permohonan atas salinan Data Pribadi.

KEAMANAN

1. ISH berkomitmen untuk mengamankan Data Pribadi Anda. ISH telah menerapkan prosedur fisik, elektronik, dan organisasional yang sesuai untuk menjaga dan mengamankan Data Pribadi Anda. Langkah-langkah ini termasuk kontrol akses atas Data Pribadi Anda yang diproses ISH, sejauh mana relevan.
2. ISH secara berkala meninjau praktik pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan Data Pribadi, termasuk langkah-langkah keamanan fisik, untuk melindungi terhadap akses tidak sah ke sistem, dan membatasi akses ke Data Pribadi bagi karyawan, kontraktor, dan agen ISH yang perlu mengetahui informasi tersebut untuk memprosesnya untuk ISH, dan yang tunduk pada kewajiban kontraktual yang ketat dan dapat dikenakan sanksi atau diberhentikan jika mereka gagal memenuhi kewajiban ini.
3. ISH mengikuti standar industri yang diterima secara umum untuk melindungi Data Pribadi yang Anda serahkan kepada ISH, baik selama pengiriman berlangsung maupun setelah ISH menerimanya. Tidak ada metode transmisi melalui internet, atau metode penyimpanan elektronik, yang sepenuhnya aman. Oleh karena itu, meskipun ISH berusaha menggunakan cara yang dapat diterima secara komersial untuk melindungi Data Pribadi Anda, ISH tidak dapat menjamin keamanan mutlaknya.

PENGAKUAN DAN PERSETUJUAN

1. Anda harus memastikan bahwa segala data yang diberikan dalam bentuk tertulis maupun bentuk lainnya untuk menjadi Karyawan ISH adalah benar milik Anda dan bukan diperoleh dari informasi pribadi milik pihak ketiga tanpa izin yang sah. Kami tidak bertanggung jawab atas kebenaran Data Pribadi yang Anda berikan kepada Kami.
2. Anda mengakui bahwa Anda telah membaca dan memahami Employee Privacy Notice ini. Kami akan melakukan pemrosesan Data Pribadi Anda sesuai dengan Employee Privacy Notice ini.
3. Anda memahami bahwa setiap pelanggaran ketentuan pidana Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan peraturan perundang-undangan relevan lainnya yang berlaku yang dilakukan secara perseorangan dan bukan secara korporasi menjadi tanggung jawab individu Karyawan dan bukan menjadi tanggung jawab Perusahaan.
4. Jika Anda merupakan penyandang disabilitas yang tidak dapat memberikan persetujuan secara mandiri, maka sesuai dengan Peraturan yang Berlaku, Anda wajib memastikan telah mendapatkan persetujuan dari wali Anda.

HUBUNGI KAMI

Dalam hal terdapat pertanyaan atau kebutuhan terkait pelaksanaan Employee Privacy Notice ini, dapat menghubungi Satgas PDP ISH dengan uraian sebagai berikut:

Alamat Korespondensi : Jl. RS Fatmawati No. 75, Jakarta Selatan, 12150

Email : dpo@ish.co.id

PEMBARUAN EMPLOYEE PRIVACY NOTICE

Kami sewaktu-waktu dapat melakukan pembaruan Employee Privacy Notice ini. Setiap kali kami melakukan perubahan, kami akan menyampaikan pemberitahuan kepada anda sebelum perubahan tersebut berlaku secara efektif, serta melaksanakan mekanisme lainnya sesuai yang diatur dalam Peraturan yang Berlaku, misalnya seperti meminta persetujuan ulang dari Anda jika diperlukan berdasarkan Peraturan yang Berlaku.